A. Mengidentifikasikan Isi dan Struktur Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah permohonan untuk memperoleh suatu pekerjaan atau jabatan. Surat lamaran pekerjaan dapat pula didefinisikan sebagai surat yang berisi penawaran keahlian, kemampuan, atau jasa terhadap suatu perusahaan atau instansi tertentu. Surat lamaran kerja berfungsi sebagai langkah pembuka bagi seseorang untuk bekerja di suatu tempat apabila surat lamaran kerja tersebut menarik. Perusahaan akan menjawab dan memanggil pelamar baik secara langsung, melalui telepon, maupun melalui surat panggilan apabila tertarik dengan lamaran pekejaan tersebut.
Surat lamaran pekerjaan merupakan salah satu surat pribadi yang penting. Surat lamaran pekerjaan mempunyai tujuan yaitu memperoleh pekerjaan yang dikehendaki, nasib dan masa depan pelamar tentu dapat berubah. Surat penawaran tergolong surat menjual (sales letter). Oleh karena itu, surat lamaran harus ditulis dengan gaya yang menarik dan dapat memberikan keyakinan bahwa pelamar benar-benar mempunyai kecakapan, kemampuan, serta kesungguhan untuk bekerja dengan baik.
Isi surat lamaran harus singkat, padat, tidak bertele-tele, dan langsung pada persoalannya. Setidaknya, terdapat tiga hal yang harus diperhatikan dalam isi surat lamaran, yaitu:
- jabatan yang diinginkan;
- identitas pelamar yang meliputi nama lengkap, usia, status pernikahan, alamat, dan tingkat pendidikan;
- kualifikasi pelamar, yaitu latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, dan keahlian.
Dokumen atau keterangan-keterangan yang harus dilampiri dalam surat lamaran meliputi:
- fotokopi ijazah,
- fotokopi transkrip nilai (IPK),
- fotokopi KTP,
- surat tanda pencari kerja,
- surat referensi,
- surat keterangan berkelakuan baik dari kepolisian,
- surat keterangan sehat,
- surat izin orang tua/wali, dan
- pasfoto terakhir.
Surat lamaran harus dilampiri pula dengan riwayat hidup (curriculum vitae). Riwayat hidup memuat data penting mengenai diri pelamar. Berdasarkan data itu, dapat ditetapkan apakah pelamar memenuhi syarat untuk diterima atau tidak. Data yang perlu disebutkan antara lain:
- nama lengkap,
- tempat dan tanggal lahir,
- jenis kelamin,
- kewarganegaraan,
- agama,
- status perkawinan,
- tempat tinggal atau alamat,
- riwayat pendidikan,
- pengalaman kerja,
- keahlian khusus, dan
- referensi.
B. Stuktur Surat Lamaran Pekerjaan
Struktur surat lamaran kerja meliputi bagian-bagian berikut.
Sumber. https://www.akubahasa.id/index.php/artikelumum/isibincang/membuat-surat-lamaran-pekerjaan-bagian-i
Bagian-bagian surat lamaran kerja mungkin saja
berbeda-beda. Perbedaan itu terutama pada susunan dan tata letaknya.
Misalnya, pada penempatan alamat surat, ada di sebelah kiri dan ada pula
yang di sebelah kanan. Perbedaan lainnya yang sering dijumpai ada pada
penempatan tanggal dan alamat surat. Ada yang diletakkan di pojok kanan
atas dan ada pula yang di pojok kanan bawah, yakni sebelum salam
penutup.
a. Tempat dan Tanggal Surat
Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi dan waktu ditulisnya surat itu. Tempat dan tanggal umumnya ditulis pada pojok kanan atas, yakni sejajar dengan hal surat. Nama tempat mendahului tanggal surat dan dipisahkan oleh tanda koma. Penulisan tempat dan tanggal surat tidak boleh diakhir dengan tanda titik. Penulisan nama bulan tidak boleh diganti dengan urutan angka. Perhatikan contoh penulisan tempat dan tanggal surat yang benar seperti berikut.
- Jakarta, 18 Januari 2018
- Bandung, 4 April 2019
- Medan, 10 November 2020
b. Hal
Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat lamaran pekerjaan. Keterangan tersebut bisa lebih diperjelas dengan menyebutkan jenis pekerjaan yang dilamar apabila jenis pekerjaan yang ditawarkan lebih dari satu jenis. Misalnya, lamaran pekerjaan menjadi marketing eksekutif.
Hal surat ditulis sejajar dengan tempat dan tanggal surat. Apabila hal surat itu terlalu panjang, penulisannya bisa ditempatkan dalam dua baris yang berbeda. Penulisan yang tepat dari beberapa versi dalam penulisan kata hal, yakni hal, perihal, atau hal/perihal adalah hal. Partikel peri- itu sendiri bermakna 'hal'.
Ketepatan dan kebakuan dalam penggunaan kata dalam penulisan surat lamaran pekerjaan haruslah diperhatikan. Sebab surat lamaran kerja berfungsi sebagai sebuah penawaran atau permohonan, serta gambaran atas profesionalitas dan intelektualitas diri si pelamar. Perhatikan contoh penulisan hal surat yang benar seperti berikut.
- Hal : lamaran pekerjaan
- Hal : lamaran menjadi marketing eksekutif
c. Lampiran
Lampiran merupakan penjelas atau jumlah dokumen yang disebutkan dalam surat tersebut. Dengan demikian, kalau dokumen itu berjumlah dua lembar, harus disebutkan 2 lembar, kalau dokumen itu terdiri atas satu berkas, perlu kita nyatakan 1 berkas. Lampiran berguna sebagai penunjuk bagi penerima surat tentang adanya keterangan-keterangan tambahan selain surat itu sendiri.
Dokumen atau keterangn-keterangan yang biasa disertakan dalam surat lamaran kerja adalah:
- riwayat hidup,
- pasfoto,
- kartu tanda penduduk (KTP),
- salinan ijazah,
- surat keterangan sehat dari dokter,
- surat kelakuan baik dari kepolisian, dan
- surat referensi, misalnya dari rekan kerja atau mantan atasan pelamar.
Referensi adalah kesaksian mengenai keadaan diri pelamar, misalnya kepribadian, kejujuran, kecakapan, dan kerajinan. Dalam surat lamaran, sering diminta supaya menyebutkan referensi, biasanya minimal dari dua orang yang diberikan oleh atasan atau tokoh yang mempunyai kedudukan penting, seperti kepala sekolah atau pejabat pemerintah. Perhatikan contoh penulisan lampiran yang benar seperti berikut.
- Lampiran : satu berkas
- Lampiran : tiga lembar
- Lampiran : 10 lembar
d. Alamat Surat
Ada dua macam alamat, yaitu alamat luar dan alamat dalam.
1. Alamat Luar Alamat
luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat pada sampul
surat berfungsi sebagai petunjuk bagi petugas pos dalam menyampaikan
surat itu. Alamat pada surat tersebut harus ditulis dengan jelas dan
benar sehingga surat dapat sampai pada tujuan. Kita harus betul-betul
cermat dan berhati-hati dalam menulis alamat.
Apabila
pada surat terdapat kesalahan yang tidak begitu fatal, akan menimbulkan
kesan yang kurang baik kepada sang pelamar. Namun, apabila pada surat
terdapat kesalahan fatal, maka sangat berkemungkinan surat tersebut
tidak sampai ke tujuan. Maka dari itu, pelamar harus mencari informasi
tentang nama dan alamat perusahaan itu dengan BAL (benar, akurat, dan
lengkap). Carilah nama dan alamat perusahaan itu pada brosur, papan
nama, buku telepon, atau sumber-sumber tertulis lainnya. Cara lainnya
adalah dengan menanyakan langsung pada karyawan perusahaan bersangkutan.
Tidak
sedikit perusahaan atau pemasang iklan lowongan kerja hanya
mencamtumkan alamat PO BOX. Pemasang iklan sengaja merahasiakan
alamatnya dengan maksud si pelamar tidak mendatangi langsung alamatnya
itu. Dalam alamat surat, kita cukup mencamtukan nomor PO BOX sesuai
dengan yang dikehendaki pemasang iklan. Hanya, kita sebagai pelamar
perlu juga berhati-hati dengan iklan yang menggunakan alamat PO Box. Perhatikan contoh penulisan alamat luar yang benar seperti berikut.
PT Prima Auto Grupindo
u.p. HRD & GA Department
Jalan Letjen S. Parman Kav. N-4 Slipi Jakarta
11480
Jakarta 10047
2. Alamat Dalam
Alamat dalam adalah alamat yang ditulis langsung pada kertas surat yang berfungsi sebagai pengontrol bagi penerima surat bahwa dirinyalah yang berhak menerima surat itu. Bagi pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu proses pemasukan surat ke dalam surat.
Penulisan alamat dalam hampir sama dengan alamat luar. Perbedaannya terletak pada penulisan kata kepada. Alamat dalam tidak perlu didahului kata kepada. Perhatikan contoh penulisan alamat dalam yang benar seperti berikut.
Jalan Letjen S. Parman Kav. N-4 Slipi Jakarta
11480 PO BOX 4423 JKP 10044
- Yth. Kepala SMA Citra Persada
Jalan Mayasari Dalam No.10 Jakarta Selatan
e. Salam Pembuka
Salam pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang dituju. Salam pembuka yang lazim digunakan dalam surat lamaran kerja adalah Dengan hormat. Apabila surat itu menggunakan bahasa Inggris, kata sapaan yang lazim digunakan adalah dear, dear sir, dear sirs. Penulisan kata sir dan sirs menggunakan huruf kapital karena kata itu termasuk kata sapaan.
Tata penulisan salam pembuka pada surat lamaran kerja yaitu diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma. Perhatikan contoh penulisan salam pembuka yang benar seperti berikut.
- Dengan hormat,
- Dear Sir,
- Dear Sirs,
f. Isi Surat
Secara umum, isi surat lamaran pekerjaan terbagi atas tiga bagian, yakni alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup.
1. Alinea Pembuka
Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat. Alinea harus disusun dengan menarik sehingga bisa membangkitkan minat penerima surat untuk mau membaca lamaran itu lebih lanjut. Gunakanlah pilihan kata yang tepat, susunan kalimat yang sesuai, dan ejaan yang benar.
Uraian dalam alinea pembuka pada umumnya berisi:
- dasar pengirim surat, misalnya karena adanya informasi tentang lowongan kerja di suatu media;
- penyampaian maksud untuk melamar pekerjaan;
- penjelasan tentang jenis pekerjaan yang diminati.
Kutiplah sumber-sumber lowongan kerja secara lengkap dan benar. Kalau informasi tersebut berdasarkan surat kabar, cantumkan nama media massa itu lengkap dengan nomor edisinya. Demikian halnya apabila informasi itu bersumber dari radio atau televisi, cantumkan nama medianya itu secara jelas beserta waktu penyiarannya. Perhatikan contoh penulisan alinea pembuka yang benar seperti berikut.
- Sehubungan dengan iklan yang dimuat dalam Harian Umum Sinar Nusantara 25 April 2017 tentang lowongan kerja, saya yang bertanda tangan di bawah ini ...
- Karena tertarik dengan iklan lowongan kerja di Radio MQ FM pada hari Rabu, 19 Juni 2017, pukul 12.45, dengan ini saya melamar pekerjaan yang ditawarkan. Sesuai dengan bidang keilmuan saya, pekerjaan yang saya lamar adalah sebagai tenaga pengajar Bidang Studi Sejarah.
- Baru-baru ini saya dengar dari Bapak Asep Darmawan, salah seorang karyawan Bapak, yang mengatakan bahwa ada lowongan kerja untuk pembukuan pada perusahaan Bapak. Karena itulah, saya menyampaikan surat ke hadapan Bapak, untuk melamar pekerjaan tersebut.
- Saya sangat mengharapkan adanya kemungkinan kesempatan dapat bekerja pada perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Karena itu, saya mengajukan lamaran untuk bisa bekerja di perusahaan Bapak/Ibu tersebut.
2. Alinea Isi
Alinea Isi merupakan kelanjutan dari alinea pembuka dan isinya antara lain menerangkan identitas pelamar dan penjelasan-penjelasan lain yang berkenaan dengan syarat-syarat lamaran. Adapun identitas pelamar meliputi:
- nama,
- jenis kelamin,
- usia,
- alamat, dan
- pendidikan.
Keterangan-keterangan lain untuk identitas pelamar dapat ditempatkan dalam riwayat hidup sebagai lampiran. Dalam bagian isi, hendaknya dikemukakan pula keterangan tentang syarat-syarat lamaran yang dilampirkan. Persyaratan itu misalnya daftar riwayat hidup, salinan ijazah, dan lain-lain yang fungsinya menguatkan kredibilitas diri pelamar.
Isi surat lamaran harus ditulis dengan gaya yang menarik dan dapat memberikan keyakinan kepada penerimanya bahwa pelamar benar-benar mempunyai kecapakan, kemampuan, serta kesungguhan untuk bekerja dengan baik. Isi surat lamaran harus singkat, padat, tidak bertele-tele, dan langsung pada persoalannya. Ketika menyusun isi surat yang baik, hendaknya diperhatikan ketentuan-ketentuan berikut.
- Tetapkan urutannya secara sistematis dan logis.
- Gunakanlah informasi/fakta secara benar, akurat, dan lengkap.
- Susunlah ke dalam beberapa alinea dan setiap alinea hanya mewakili satu gagasan utama.
- Hindari pemakaian kata atau ungkapan yang membangga-banggakan diri ataupun yang merendahkan diri secara berlebihan.
- Hindarkan pula pemakaian akronim dan singkatan-singkatan yang tidak lazim.
- Gunakanlah bahasa yang lugas, sopan, dan menarik.
Perhatikan contoh penulisan alinea isi yang benar seperti berikut.
a)
...
Berikut identitas saya.
nama lengkap : Ayu Endramurni
tempat, tanggal lahir : Semarang, 11 November 1994
alamat : Jalan Sukamaju No.14, Semarang
Saya lulusan SMA Negeri 1 semarang dan telah lulus kursus bahasa Inggris pada LPK Triguna Seamarang setara D-3. Walaupun belum berpengalaman bekerja, berkat pelajaran dan latihan di sekolah dan selama kursus, saya yakin akan dapat bekerja sesuai dengan yang Bapak/Ibu harapkan.
b)
Nama saya El-Islam Purnama Alam. Saya lulusan Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis, Universitas Pendidikan Indonesia (UPI), Jurusan Ekonomi Islam, tahun 2017. Usia saya 23 tahun. Saya berpengalaman dalam bidang pemasaran selama tiga tahun dan dapar berbahasa Inggris secara aktif. Selain itu, saya pun pernah kursus akuntansi selama satu tahun.
Untuk memenuhi persyaratan dalam iklan Bapak tersebut, bersama ini saya lampirkan daftar riwayat hidup, salinan ijazah terakhir, beberapa salinan sertifikat, dan keterangan pengalaman kerja.
Saya bersedia ditempatkan di Jakarta ataupun tempat-tempat lainnya yang dikehendaki.
3. Alinea Penutup
Alinea penutup dapat berupa harapan atau ucapan terima kasih. Perhatikan contoh penulisan alinea penutup yang benar seperti berikut.
- Mudah-mudahan kemampuan dan pengalaman-pengalaman saya itu sesuai dengan harapan-harapan Bapak/Ibu. Apabila dikehendaki, saya pun bersedia diwawancara atau dites.
- Saya berharap jawaban atas lamaran ini segera saya terima.
- Saya menunggu jawaban dari Bapak/Ibu atas lamaran ini.
g. Salam Penutup
Salam penutup yang lazim dalam surat lamaran pekerjaan adalah hormat saya dan dapat juga digunakan wasalam. Dalam bahasa Inggris, dapat digunakan ungkapan yours faithfully atau yours sincerely. Tata cara penulisan salam penutup diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma. Perhatikan contoh penulisan salam penutup yang benar seperti berikut.
- Hormat saya,
- Wasalam,
- Yours faithfully,
h. Tanda Tangan dan Nama Jelas
Pengirim surat adalah pihak yang menulis atau menyampaikan surat. Dalam hal ini, pengirim surat disebut sebagai pelamar. Penulis surat harus selalu membubuhi tanda tanga sebagai bukti pertanggungjawaban penulis surat atas surat yang dibuatnya itu. Tanda tangan surat berfungsi sebagai tanda keabsahan surat tersebut.
Dalam penulisan nama pengirim, hindarilah penyingkatan-penyingkatan. Tuliskanlah nama diri pelamar secara jelas dan lengkap; termasuk gelar yang dimiliki. Perhatikan contoh penulisan tanda tangan dan nama jelas yang benar seperti berikut.
- Pelamar,
(tanda tangan)
Ayu Endramurni
